メールを書くときに、相手の宛名を何にするか迷うことがあります。相手が役職を兼任しているときなどは、取引先のメール宛名をどうしたら良いのか分からなくなるでしょう。
役職を兼任している人への宛名や、普段のメール作成で使える敬称について調べてみましたので参考にして下さい。
役職を兼任している人への宛名
相手が役職や肩書きを兼任しているときには、兼という表現は使わないことを知っておきましょう。
例えば、総務部次長兼営業部課長などと書くことはありません。このような場合には、どのように宛名を書いたら良いのでしょうか。
どの部署に要件があるのかを、まず最初に考えて下さい。
総務部に要件があるなら宛名は、総務部次長様になりますし、営業部へのメールなら、営業部課長様という宛名にすると良いでしょう。
宛名は見やすくするのが一番ですので、二つの役職を書いて見づらくなる状態は避けるようにして下さいね。
個人宅に送るときはどうする？
役職を兼任している人の自宅に、メールを送るときにはどうしたら良いのでしょうか。
その時には相手の会社名や役職、さらに肩書きなどは書かない方が良いでしょう。私用となるので、相手の個人名と敬称だけで送るのがマナーです。
メールではなくて、お中元を贈るときにも、個人名で送るようにしましょう。企業名や役職名などの個人情報を、配送業者に知らせることになってしまいますので注意して下さい。
宛名を書くマナーってあるの？
宛名を書くときに覚えておきたいマナーは、メールの1行目に宛名を記すことです。
もし宛名が大企業の人になるなら、宛名の最初に社名を入れて下さい。その後に所属している部署や、相手の個人名を敬称付きで書いていきましょう。
宛名は、メールの最上段の左側に寄せるようにして下さい。本文を始めるときは宛名から1行か2行空けて、本文と混同してしまわないようにしましょう。
覚えておきたい敬称
覚えておくと便利な敬称は、御中や殿です。
御中は、企業や団体に向けてメールを送るときに使える表現です。殿は部長や課長などの個人に対して送るときに、使って行くと良いでしょう。
医師や弁護士などの一部の職業の人にメールを送るときは、先生という敬称を使うのが一般的です。敬称は幾つもありますが、御中と様や各位、そして殿などを重ねて使うことはありません。
役職を兼任している取引先のメール宛名は、要件がある方の役職を優先しましょう。両方の役職を宛名にするのではなく、要件に関係のある部署の役職だけを宛名にするようにして下さい。
