あなたは大丈夫?ビジネス文書における「様」と「殿」の使い分け

あなたは大丈夫?ビジネス文書における「様」と「殿」の使い分け

社外の人には、お礼状や暑中・寒中見舞い、休業のお知らせや転勤のあいさつ等々。社内の人には、社内行事の案内や給与明細など。ビジネスシーンにおいて、文書を作成する機会は実に多くあります。

 

ビジネス文書を作成するにあたって、迷いがちなのが「敬称」。敬称といえば「様」と「殿」ですが、ビジネス文書ではどちらを使用するのがふさわしいのか、またこの二つの敬称に違いはあるのか、よくわからないという方も少なくないのではないでしょうか。

 

実は「様」と「殿」は、同じ敬称に見えますが、言葉がもつ意味合いはまったく異なります。つまり、使い分けが必要な言葉なのです。

 

この機会に違いを知って、社会人として一歩前進しましょう。

「様」と「殿」の言葉の歴史

「様」と「殿」の使い分けを理解するには、これらの言葉の歴史を知ることが近道です。

 

日本では武士の時代、人を本名で呼ぶことを避ける習慣がありました。ですので、官職名や相手の邸宅がある地名に「殿」を付けて呼ぶことで名前の代わりとしていたのです。

 

平安時代には、関白や摂政など身分の高い人にのみ「殿」を用いて敬意を表していましたが、鎌倉から室町へと時代が流れるにつれて、「殿」という言葉がもつ敬意は低下していきました。

 

明治から昭和になると、陸軍の中でも身分が低い者に対して「殿」が使われるようになり、一般的にも、目下の人への公的ではない文書で使用されることが増えていきました。

 

この流れにともない、「殿」に代わって目上の人への敬称として使われるようになったのが「様」なのです。

「殿」という敬称は基本的には目下の人への使う

このような経緯から、現代において「殿」という敬称は、基本的には目下の人への使用が適切とされています。特に、組織や組織を代表する立場から個人に対して用いられるのが一般的です。

 

例えば、学校で校長先生から「表彰、〇〇殿」と表彰を受けた経験はありませんか?

 

会社組織においても同じで、主に給与明細など、会社から個人に宛てた文書で「殿」という敬称が使用されています。

「様」相手を選ばないオールマイティな敬称

一方で「様」は、「殿」に代わる敬称として使われ始めて以来、現代においてもその位置づけは変わっていません。

 

前述にもある通り、目上の人に対して敬称を使う際には「様」を用いるのが最適です。加えて「様」は、相手が目下の人でも、取引先の人やお客さまであっても使用できる、相手を選ばないオールマイティな敬称なのです。

 

「殿」と「様」の使い分けに迷ったら、「様」を使えば間違いないといえるでしょう。

口頭で「殿」という敬称を用いる時は注意

また、「様」は文書上の用法と同じく、口頭でも誰に対しても使用できるのに対し、「殿」の使用は文書上でのみに限られています。

 

口頭で「殿」という敬称を用いると、相手に見下されているような印象を与えてしまうので、うっかり口に出してしまわないよう注意してください。

「様」や「殿」という敬称を役職名のあとにに付けないのが一般的

「様」や「殿」という敬称を使用する対象は、基本的には個人名のみです。役職名自体が敬称の役割も果たしている為、役職名のあとには敬称を付けないのが一般的です。

 

しかし、役職名のみで終わる宛名書きはそっけなく見え、相手に対する敬意が足りないようにも感じられてしまいますよね。

 

それを回避するためには、
「人事部××部長」

 

といった書き方をするよりも
「人事部部長××様」

 

というように、個人名の前に役職を持ってきて、最後に「様」という敬称を使用するのが良いでしょう。

使い分けや敬称の使用方法に迷ったら、先輩や上司に相談

 

ただし会社によっては、「人事部長殿」のように、役職名の後に「様」や「殿」をつけるよう指導するなどの独自ルールを持っている場合もあります。

 

役職名に敬称を合わせるのは一般的には二重敬語といわれていますが、社内で取り決めがある場合は無理に使用を避ける必要はありません。

 

使い分けや敬称の使用方法に迷ったら、先輩や上司に相談して指示を仰ぎましょう。