ビジネスマナーの基本｜会社関係で欠席の返事の文例を紹介

会社に勤めていると社内外で様々なイベントや催し物が開催されたり、取引先の相手との交流や飲み会などに誘われる場合があります。

このような場合には当然出欠の確認が行なわれるのですが、その時の都合によってはやむを得ず参加できなかったりどうしても参加したくない場合も少なくありません。

そうなってくると当然相手に対しては欠席の返事をしなければいけないのですが、どのように欠席の連絡をするべきなのか、どのような内容で断れば良いのか分からないと悩んでいる人も多いようです。

欠席の返事は失礼がないように文章を考える

まず欠席の返事は指定された方法で返事をするのが望ましいとされていて、一般的には「口頭」「電話」「メール」などが挙げられています。

口頭やメールであれば欠席する旨やその理由、欠席する事に対する謝罪や何か一言添える感じで問題ないとされています。

ですがメールなどの文章の場合には口頭のように直接相手とやり取りをするわけではないので、より失礼がないように文章を考える必要があるのです。

では欠席の返事としてはどのような文章にすれば良いのかですが、ポイントとしては「相手に対して感謝する」「意に添えない旨を謝罪する」ところのほかに「出欠の意向をハッキリと伝える」ところが重要です。

例えば「検討します」「考えておきます」などの曖昧な返事は相手にとっても困るものなので、欠席の意向はハッキリと伝えるのが大切だとされています。ただしあくまで角が立たないような内容にする必要があるので、その点にも配慮が必要です。

それらのポイントを踏まえた欠席の返事の文例としては、

「このたびは○○にお誘いいただけてありがとうございます。せっかくお声を掛けていただきましたが、生憎○○（欠席の理由）なので残念ながら参加することができません。皆様へもどうかよろしくお伝えください」

などの内容がおすすめされています。欠席の理由に関しては特になかったとしても書かずに返事をするのは失礼に当たると考えられているので、内容が思いつかないのであれば「どうしても都合がつかず」としても問題はありません。

また上記の文例に加えて「次回のお誘いをお待ちしています」「またの機会にお会いできる事を楽しみにしています」などの文章を添えるのもおすすめで、特に会社の上司や取引先の相手からの出欠の確認であればこのような一言を添えておくと印象がよくなります。

ほかにも最近ではなく昔から誘われていたものに対して欠席の返事をする場合の文例としては、

「以前よりご案内いただいておりました○○の件ですが、○○（欠席の理由）で、誠に残念ですが欠席させていただきたいと存じます。大変申し訳ありません。今後このような機会がありましたら是非とも参加したいと思いますので、またの誘いを心よりお待ちしています」

などの内容があります。

こちらは特に重要な取引先であったり目上の人などを想定した文章となっていて、最初の文例よりもより丁寧な内容です。

そのため自分にとって重要な相手であったり失礼をしてはいけない相手である場合には、こちらのように丁寧に欠席の返事をするのもおすすめです。

このように出欠に関するメールなどの文章での返事はいくつかの文例があり、いずれの場合もポイントを押さえておけばテンプレートとして利用しやすくなっています。

特に相手に対する感謝の気持ちと謝罪の気持ちを添えると欠席の返事そのものの印象を柔らかくする効果がありますし、次も誘ってほしい旨を添えておけば相手との関係を維持しやすいです。

あとは読みやすいように改行に注意するほか、何の案件での出欠の返事なのかを件名に入れるなど分かりやすくする、誤字脱字に注意するなどの点が大切になっています。