ビジネスの現場で使う敬語の種類と間違えやすいポイント

ビジネスの現場で使う敬語の種類と間違えやすいポイント

ビジネスの現場では、仕事上のやり取りからメールの送受信などで敬語を使う機会が多々あります。

 

敬語には複数の種類がありますが、ビジネスの現場では自分と相手の立場によって適切な表現方法が異なるため、自分でも気づかないうちに使い方を間違っていることがあるので注意が必要です。

社内メールを上司に送る際のマナー

社内メールを上司に送る際の宛名は相手の名前と役職だけを記載するのが正しいマナーです。

 

部長や専務など役職名の後に様を付けるのは敬語の使い方としては間違っています。敬語が相手の名前ではなく役職にかかっているため、相手によっては不快感を与えてしまう可能性があります。

 

特に礼儀作法やビジネスマナーに厳しい会社では重大な失態と見做されることから、社内メールを送る際には十分に確認することを心がけましょう。

 

また、役職そのものに敬意が含まれていることから、役職の後に様を付けるのは二重敬語となり誤った文法になります。語学力が疑われる要因にもなるので、ビジネスの現場では使わないように心がけます。

 

メールは宛名に様が付くのが基本設定になっていることもあるため、送信前に必ず設定を確認して修正を行うのがトラブルを避けるための工夫です。

 

上司から部下へ社内メールを送る際は役職が無い一般社員は様を付けても誤りではありませんが、役職のある部下へは上司宛と同様に様を付けるのは誤りです。様を付ける場合は役職を記載しないのが普通なので、宛名の設定には注意します。

役職の後に様を付ける?会社独自のルールもあるので・・

役職の後に様を付けるのは文法としては誤りですが、会社独自のルールで様を付ける所もあることから、ケースバイケースで対応する柔軟性が必要になります。

 

また、社外メールの宛名についても、受け取る側のローカルルールに沿って作成するのがビジネスマナーの一つなので、失礼の無い書き方を踏まえることを心がけます。上司の指示で特別な書き方を行うケースもあるので、状況に応じて最適な書き方を選ぶことが大切です。

礼儀作法や敬語の使い方は日頃から正しい使い方を把握する

社内メールの設定を変える場合、社内のローカルルールに適した内容にするのが最も賢明な対処法ですが、礼儀作法や敬語の使い方は社外の人と接する際に表面化するので、日頃から正しい使い方を把握する姿勢が重要になります。

 

同じ敬語でも社内と社外とでは使い方や意味が異なるので、相手に失礼が無いように配慮することが大切です。

 

メールの宛名も社内メールより丁寧な書き方が求められますが、社外メールであっても役職の後に様を付けるのは間違った敬語になるので避けましょう。

 

相手によっては非常に失礼な対応になってしまうことから、作成時には上司に確認してもらうのがトラブルを避けるための工夫です。

 

会社によっては取引先など複数の相手別に専用の宛名テンプレートを用意している所もあるので、正しく選ぶことで失礼の無いメールを送ることが出来ます。

 

その一方で格式ばった宛名は冷たいイメージを与えてしまうケースもあることから、メールの内容によっては自分で改めて宛名を作成することも重要です。自分で作成する際も二重敬語など誤った文法にならないように気を配ることを心がけます。

相手が会社や団体などの場合は御中が正しい単語

メールの宛名に使う敬語は様が一般的ですが、相手が会社や団体などの場合は御中が正しい単語です。

 

会社名には敬意が含まれていないので、名称の後に御中を付けても二重敬語にはなりません。社内メールでは御中を使う機会はほぼありませんが、御中も様と同様に役職の後には付けないのがマナーです。

 

親しい相手に使うことが多い「さん」はくだけた言い方なので敬語とは見做されず、ビジネスの現場では失礼な言い回しになります。社内メールで親しい上司に使うのもマナー違反なので、プライベートの場以外では「さん」は使わないことを心がけましょう。