次第ですの意味を知ろう!ビジネスメールで正しく使える?

ビジネスメール
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ビジネスメールではしばしば正しく使えていなかった言葉が原因でトラブルが発生することがあります。シーンに合わせて正しく言葉を使い分けることが重要です。

 

「次第です」という表現をするときに使い方を誤らないように意味を理解しておくことは重要と言えます。

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「次第」という言葉の意味

 

「次第」という言葉は物事の成り行きや状況、あるいは進捗などを意味しています。「次」と「第」という言葉にはどちらにもその後に続くものという意味合いがあり、順序や順番といった内容を表しているのが特徴です。

 

そのため、対象としている事象について流れについての理解をした上で次に続くものを指す言葉となっています。「次第です」という表現になると、事情があります、状況です、流れですといった意味を持つ表現として使用可能です。主に目上の人に対してへりくだって使用する表現であり、同僚や後輩に対して使うことはありません。

具体的なビジネスメールでの使用例

 

具体的なビジネスメールでの使用例として、「取引の円滑化のためにこのようなメールを差し上げた次第です。」というものが挙げられます。これから取引をする顧客や取引先の企業に対して、スムーズな取引を実現するために予め情報提供をしたり、相手の意向を伺ったりする目的でメールを送るときに、最後にこのような文を入れて締めくくるのは効果的です。

 

メールを送って失礼になったかもしれないけれど、成り行き上、メールで連絡をしておくのが合理的だと考えましたという意味が伝わります。

 

別の例として「作業に遅れが生じてはいますが、取引先の業者との連絡が取れて現在作業を急がせている次第です。」と表現するのも正しいものです。

 

作業が遅れていたことについて指摘を受けたり、サービスを提供している顧客に対する失礼だと感じたりしたときにメールをして遅れの理由を伝えるシーンがあります。このようなときに取引先の業者側に原因があって連絡を取ろうとしていたところ、ようやく連絡ができて様子がわかり、急かしている状況になっていると伝えるときにこのような表現をすると丁寧さが伝わるのです。

 

「このような次第です。今後ともどうぞ宜しくお願い申し上げます。」と進捗状況を報告して今後の関係を良好にしたいときや「このような次第です。申し訳ありません。」とお詫びをするようなシーンでよく使われる傾向があります。

類似している表現として

 

類似している表現として「所存です」もありますが、「次第です」とは決定的な違いがあるので注意しなければなりません。「所存です」の場合には主観的な内容が含まれ、自分の意向を示すときに使うのが基本です。

 

これに対して「次第です」は客観的な状況を説明するのに用いるのが基本なので内容に応じて使い分けなければなりません。

シーンに応じて適切な使い方を

 

この他にも気を付けておきたいのが、「次第」という言葉は次第ですという使い方以外にも多様なシーンで使用されることです。「あなた次第です」という表現はよく用いられていますが、これは特に敬語表現であるわけではなく、むしろ目上に対して使うのは失礼ととらわれる可能性が高いので注意が必要になります。

 

それによって決まるという意味合いで用いられる言葉であり、相手が行った動作の流れとして結果が導き出されるということを伝える表現です。

 

目上の人に対して使う場合には「あなた様のご決断次第です。」といった形で周囲の言葉に敬語表現を使用するのが無難であり、逆にこの用法の場合には同僚や部下に対して使用しても問題はありません。

 

「このプロジェクトが成功するかどうかは君の努力次第ですから、頑張って下さい。」と同僚や部下に言って叱咤激励することができます。「次第です」にはこのような使い方もあるので、シーンに応じて適切かどうかをよく考えて使用しなければならないのです。