手書きで便箋に書いて封書で送っても、パソコンで入力して電子メールで送っても、変わらないのは宛名につける敬称に関するマナーです。
目上の方に送る場合、仕事の関係者に送る場合等、きちんと「様」、「殿」などの使い分けはできているでしょうか。文書を送った後に「しまった」と恥ずかしい思いをしないために使い分けをきちんと理解しておきましょう。
間違えないで「様」の使い方
「様」は宛先が個人の場合に使います。目上の方、お客様、同僚、後輩、親しい知人などに使われる敬称です。日常生活でもビジネスの世界でも一般的に使われるので迷ったら「様」を使っておけば失礼にあたることはありません。
気をつけなければいけないのは「社長」や「専務」などの役職名には敬称が含まれているので重ねて「様」はつけないということです。役職名と名前を宛名に書く場合は「◯◯会社営業部部長????様」のように先に役職名を書き、名前の後に「様」をつけます。
「殿」は宛先が目下の人の場合に使う
「殿」は宛先が目下の人の場合に使います。同僚、後輩、親しい知人などに使いますが目上の方やお客様には使いません。
従って目上の人から目下の人に使うものなので、誤って宛名につけてしまうと相手を見下していると誤解されることにもなりかねませんので注意が必要です。
「殿」は日常生活でほとんど使うことはなく、時折、ビジネス文書で使われているのを見かけることがあります。業務を提携している会社や系列グループの会社の方など上下の区別が明確でない場合等に使ってしまうと相手が不快に思う恐れもあります。
そのような場合には「様」を使うのが無難です。
「御中」は宛先が会社や団体の場合に使うでも・・
「御中」は宛先が会社や団体などの組織やそこに存在する部署の場合に使います。ただ、個人ではなく組織・団体なら機械的に「御中」をつければ良いかというとそうではありません。
「御中」は本来「誰かは分からないけれど、その組織の中の誰かに宛てる」という時に「◯◯会社営業部御中」のように使います。ですから、担当者など個人の宛名が分かっている場合には「様」を使います。
書き方としては「◯◯会社営業部????様」のようになります。よく見られる間違いとしては「◯◯会社営業部御中????様」という書き方をしている人がいますが、これは敬称が重複してしまっていて正しくありません。宛名につける敬称はひとつだけなので気をつけましょう。
「宛」「行」相手に送る！わきまえておくべきマナー
「宛」は自分宛に文書を送ってもらう時の宛先に使います。たとえば同窓会や結婚式の幹事をした時に往復はがきや返信用封筒で自分に返事を送ってもらう際、「◯◯宛」のように書きます。
自分宛の文書に宛先として「様」をつけるのはおかしいので、このように書きます。この「宛」と同じように「行」も自分への宛先に使われます。自分が誰かから「宛」あるいは「行」と宛名が書かれた往復はがきや返信用封筒を受け取った場合、相手に送る際にわきまえておくべきマナーがあります。
それは「宛」「行」の字を二重線で消し、個人宛であれば「様」に、団体宛であれば「御中」に書き直すということです。二重線の書き方ですが横書きの場合は横に、縦書きの場合は縦もしくは右上から左下に向けて線を引くようにします。
「宛」あるいは「行」が書かれていれば必ず「御中」に書き直すと思っている人がいますが、これは間違いです。先に書いたように個人宛の場合は「様」とします。
この「二重線による書き直し」は文書を送る際のマナーとしては大切なものです。特に目上の方やお客様からの文書に対して返信する場合は忘れないようにしましょう。
まとめ
電子メールが普及したため紙の封筒に宛名を書くということが少なくなりました。ですがビジネスなどで重要な文書などは、まだまだ紙によるやり取りが主流です。宛名の間違いは相手に対して大変な失礼になりますので、正しい使い分けを覚えておきたいものです。
