どうやって書くのが正解?面接日のメールを返信しよう

ビジネスメール
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転職活動を行っている場合には、志望する企業との間で面接日などの調整をメールで行うこともあるでしょう。企業に少しでも好印象を持ってもらうためには、正しいマナーを守って返信する必要があります。

 

面接日の日程調整を行うメールは、基本的にはビジネスメールのルールに基づいて返信します。転職を考える人にとって、ビジネスメールは普段から書き慣れているという人も多いでしょうが、もう一度おさらいしておきましょう。

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メールの本文を書く順番

まず、メールの本文を書く順番は、宛先、挨拶、本文、締め、署名です。ビジネスメールの基本である、「まず伝えたいことを簡潔に述べる」を意識し、長い前置きやくどい言い回しは避けます。

 

簡潔に結論を述べ、理由を付け加えるのがマナーです。25~35文字で改行をいれ、読みやすさを心がけましょう。ひとつの段落につき、3~5行でおさえることも大切です。

文章の冒頭は正しい敬語を意識する

文章の冒頭は「お世話になっております」から始めます。ビジネスのシーンにおいて正しい敬語を意識することが大切です。

 

日程を了承する際には、了解しましたではなく、「承知いたしました」や「かしこまりました」を使うようにしましょう。

 

ただ、丁寧な文面を意識しすぎるあまりに、すべての名詞に「お」や「ご」をつけすぎると逆に読みづらくなってしまいます。全文を書き終えた際にもう一度読み返し、読みづらさはないかを確認することも大切です。

先方からの日程調整はできるだけ幅広い候補を提示

先方から提案された日程に承諾する場合には、日程の承諾と日程を調整してくれたことに関する感謝の気持ちを述べましょう。

 

提示された日程では都合がつかない場合には、都合がつかない理由を必ず書き、代わりに都合のいい日時を複数提示します。

 

できるだけ幅広い候補を提示することによって、相手側も調整しやすくなります。また、自分が提示した日程がどれも相手側にとって都合が悪かった場合も想定し、「この日程で調整が難しい場合はお申し付けください」といった一文も添えておくといいでしょう。

面接日の調整メールは早く返信しよう

企業から面接日の調整のメールが来た場合には、なるべく早く返信するのもマナーです。メールを受け取ってから24時間以内には返信するように心掛けましょう。

 

返信する時間帯も考え、可能であれば朝9時から10時までの間に返信するのがおすすめです。というのも、始業時間帯はメールのチェックをすることが多く、なるべく早く担当者の目に留まるため、企業側にとっても調整がスムーズに行いやすくなります。

メール返信の時間帯には十分注意しましょう

そういった時間帯を考慮してメールを返信したことは好印象にもつながるでしょう。逆に深夜や早朝に返信してしまうと、夜更かしをする人であるといった印象を持たれてしまうこともあり、仕事に遅刻する人かもしれないと考えられてしまうこともあります。

 

さらに、勤務時間中に何度も返信すると、現職できちんと仕事をこなしているのかという点も疑われてしまうことになりかねません。返信する時間帯には十分に注意しましょう。

受信メールは「Re:」を用いて返信

件名には、企業から受信した件名をそのまま引用し、「Re:」を用いて返信します。そうすることで、件名からメールの内容が読み取れ、該当するメールを探しやすくなります。件名に手を加えないことに抵抗がある場合には、件名の最後に自分の名前を書き添えてもいいでしょう。

 

受信したメールに返信する場合には、本文がそのまま残りますが、その本文は消さずに残しておくことも大切です。自分にとっても企業側にとっても、これまでのメールでの経緯が一目でわかりますので、過去のメールを探し出してやり取りを確認するといった手間が省けます。

 

ビジネスメールにとって大切なことは、企業側の気持ちを考えたメールであることです。内容が分かりやすく、読みやすく、相手への気遣いが感じられることが非常に重要であると言えるでしょう。