名刺交換、その後は?次につながるお礼メールの書き方

名刺交換、その後は?次につながるお礼メールの書き方

名刺は、ビジネスマンにとって欠かせないコミュニケーションツールの一つ。初対面の相手であっても所属や役職を詳しく知ることのできる、とても特殊なものです。

 

セミナーや交流会など人脈を広げるチャンスとなる場で名刺交換をした時には、せっかく得たご縁を無駄にせず、次につなげるためにお礼メールを送りましょう。お礼メールで重要なことは「相手に自分を強く印象付けること」です。ここでは、そのためのタイミングと内容について説明します。

お礼メールのタイミング

お礼メールのタイミングは「なるべく早く」が原則です。時間が経つと、相手の自分に対する印象が薄れてしまうのはもちろんのこと、自分でも記憶が曖昧になってしまいかねません。

 

また「会えてうれしい」「これからも是非お付き合いを続けていきたい」という熱意を伝えるためにも、スピーディーに。できる限り、名刺交換をした翌日中には送りたいものです。

 

もしも遅くなってしまった場合、あえて送るべきか迷うところですが、関係性を発展させたいと思うのなら、やはりコンタクトを取り続けることこそが大切です。その際には「お会いしてから時間が経ってしまい、失礼いたしました」という一文を添えるのが正解です。

お礼メールのポイント1

内容についてのポイントの一つ目は、自分を思い出してもらうためのキーワードを盛り込むことです。名刺交換は多人数対多人数となることもあり、定型文的な内容だけでは、どの人からのメールかピンと来ない可能性があります。

 

最初に目に入るメールタイトルには「○○セミナーでのご挨拶のお礼」というように「どこで会ったか」に関する情報を入れましょう。

 

そして本文の初めには「○○株式会社の○○でございます。昨日はお名刺をいただき、ありがとうございました」などのように、簡単な自己紹介とあわせて名刺交換のお礼を書きます。出会った場で何か会話をしたのなら、そのことについて触れるのも、思い出してもらうのに役立ちます。

お礼メールのポイント2

ポイントの二つ目は、今後関わっていくことでお互いプラスになるというポジティブなイメージを、相手に抱かせることです。

 

例えばセミナーの場で出会ったのなら、そこでのテーマを引き合いに出して「○○テクノロジーについて、○○様のお考えをうかがいたく思っております。弊社ではその分野のリサーチを得意としておりますので、計画についてはお役に立てる面もあるかと存じます」など、win-winの関係となることをアピールできれば理想的です。

 

とはいえ、そこまで積極的に踏み込める雰囲気でないことや、形式的な名刺交換のみで特に会話を交わしていないケースもあるでしょう。

 

その場合には

「昨日は短い時間ではありましたが、○○様のお話を大変興味深く聞かせていただきました」

「昨日は参加人数も多く、ゆっくりお話できず残念でした。お時間を頂けるようでしたら、是非あらためてお会いしたく思っております」

「お話する時間はありませんでしたが、御社のHPを拝見し、そのビジョンに強く共感いたしました。よろしければ一度、情報交換をさせて頂ければと思います」

 

など、状況に即しながら、前進したいという意思を示しましょう。また、メールの文章は必ずしもビジネスの話に終始する必要はありません。共通の趣味や出身地などのプライベートな話題が出たのなら、そのことを書くのも、親近感をもってもらえるポイントになります。

まとめ

名刺交換はビジネスのためのコミュニケーションではありますが、あくまでも人と人との出会いであり、関わりです。信頼できる人かどうかは、メールでも十分に伝わります。「また会ってみたい」「詳しく話を聞いてみたい」と思ってもらうためにも、真摯で丁寧な姿勢であることを心がけましょう。