押さえておきたい目上の方に好印象を与えるメールや手紙の書き方

押さえておきたい目上の方に好印象を与えるメールや手紙の書き方

ビジネスシーンでは、メールや手紙といった文書を書くことが意外に多いもの。

 

このような文書は、時と場合に応じて適宜カスタマイズすることが大切です。送る相手の立場や状況などを踏まえて言葉を選び、文章を構成していきましょう。

(例)「益々のご活躍を」というフレーズ目上から目下に使う言葉?

例えば、「益々のご活躍を」というフレーズはいろいろなシーンで使われています。

 

転勤や転職目的で退職をする方、独立開業をする方に送るメールや手紙には、よくこのフレーズが登場しますよね。「これからの活躍を期待している」というメッセージを伝えてくれるのが、「益々のご活躍を」というフレーズです。

 

目上から目下に使う言葉というイメージがありますが、「益々のご活躍を」というフレーズは実のところ目下から目上に送るメールや手紙でも使用することが可能です。

 

ただ、この場合は前後の言葉を工夫する必要があります。「益々のご活躍を」のフレーズの後にどのような言葉がくるかで文章の印象は大きく変化しますので、目上の方に送る時には尊敬の気持ちが伝わるように文章を考えましょう。

「益々のご活躍を・・・」目上の方に使う時は尊敬語などを交えて

「益々のご活躍を期待しております」などの表現は、どちらかというと目上から目下に使うのが一般的です。

 

目上の方に同じフレーズを使う時には、「益々のご活躍を祈念いたします」や「益々のご活躍をお祈り申し上げます」といった風に、尊敬語などを交えて少しニュアンスを変えましょう。

 

後に続く言葉を工夫するだけで、同じフレーズも大分印象が変わってきます。上司の転勤や移動の際にメッセージを送るときにもお決まりのフレーズは便利ですが、後に続く言葉を選んでオリジナルの文章を作るのがおすすめです。

文章全体のバランスも考えて「益々のご活躍を」を使用する

 

「益々のご活躍を」といったフレーズを文に入れるときには、文章全体のバランスも考えておきたいところです。

 

全体を通して読んだ時に違和感がないような流れで、まとめていきましょう。メールや手紙には、それぞれ文章全体の雰囲気があります。

 

文脈の流れによっても雰囲気が変化することがありますので、メールや手紙の本文を考える時には全体の雰囲気をチェックするというプロセスが必要です。

 

ルールを守ることは非常に大切ですが、細かい部分にだけ気を取られてしまうと気持ちが伝わりにくくなることもあり得ます。ビジネスシーンのメールや手紙であっても、杓子定規にならないことが大切と言えるでしょう。

 

目上の方に好印象を持ってもらうためには尊敬のニュアンスを出す

こういった「益々のご活躍を」は、大概文章の結びの部分に使います。従って、組み合わせる文章がどのようなテイストなのかによっても、ニュアンスが変わるでしょう。

 

尊敬語を使ってまとめた文章なら、目上の方に対しても失礼になることなく「益々のご活躍を」というフレーズが使えます。

 

逆に、カジュアルさが目立つような文章の場合、「益々のご活躍を」を最後にもってくると上から目線の雰囲気になりかねません。目上の方に好印象を持ってもらうためには、文章全体を通して尊敬のニュアンスを出すのがベストです。

 

好印象を与えるメールや手紙の書き方まとめ

一般的に、部下から上司にねぎらいの言葉をかけるのは失礼なこととされています。

 

「益々のご活躍を」というフレーズは、ともするとこのようなねぎらいのニュアンスが出てくることから、目上の方には避けた方が良いというようなイメージが持たれているわけです。

 

文面や後にくる言葉を考えれば、ねぎらいのニュアンスを出さずに「活躍を期待している」というメッセージを伝えることができます。

 

ビジネスシーンで用いる言葉は、使い方次第でいろいろなニュアンスが出てきます。ビジネスメールや手紙の文例などを参考にして、自分らしさが伝わるようなメッセージを書いてみましょう。

 

実際に文章を作ってみることで、徐々にバランスの良いメールや手紙の文章が思い浮かぶようになります。