緊急以外は控えるのがベスト!遅い時間のメール送信マナー

緊急以外は控えるのがベスト!遅い時間のメール送信マナー

社内でも社外でも何らかの連絡手段として便利なのが、メール送信です。相手の都合をそこまで気にせずに連絡できるので気兼ねなく利用している人も多いのですが、相手の都合を無視して送信するからこそ電話以上に相手への配慮が必要とされています。

 

そのためメール送信の一般的なマナーとしても、電話と同様に「相手が仕事をしている時間帯や曜日を考慮して送信する」ようにするのがベストだと考えられています。

悩む?深夜帯など遅い時間のメール送信

そこで多くの人たちが悩んでいるメール送信のマナーとして言われているのが、深夜帯など遅い時間のメール送信です。

 

事情によってはやむを得ずメールを送らなければいけない場合がありますし、その時間帯に送っていないと間に合わない内容や自分が忘れてしまう可能性やリスクを考えて送信してしまう人も珍しくありません。

 

それが結果的に仕事を円滑に進められるようなものになったとしても、マナーとして正しかったのかどうか分からないと悩む人は多いようです。

メール受信もスマートフォンやタブレットなどの端末?

特に最近ではパソコンでメールをチェックするよりも、スマートフォンやタブレットなどの端末でビジネスメールをチェックする人が増えてきています。

 

中でもスマートフォンの場合はメールを受信すると着信音がなる可能性が高く、深夜など寝ている時間帯にメール送信をしてしまうと迷惑以外の何者でもないと指摘されています。

緊急性がない場合は遅い時間のメールを控えた方いい

まず基本的にメール送信のマナーは「相手が仕事をしている時間帯や曜日に送信する」ものであり、明らかに仕事をしていないと分かっている時間帯や曜日にメールをするのは失礼だと言われています。

 

それ以外の時間帯や曜日にメールをするのは緊急性を伴った内容であるケースが多く、連絡を受けた相手は何かあったのではないかと心配してしまう可能性があるためです。

 

もちろんどうしても遅い時間にメールをしなければいけない事情があった場合は仕方ないのですが、内容が特に緊急ではない場合や翌日でも問題がない場合は遅い時間にメールを送信するのは控えた方がいいと考えられています。

 

もしも今送信しなければ伝え忘れてしまうかもしれないなどのミスが懸念される場合は、メール設定にある時間指定などの設定を利用して送信するのも対策のひとつです。

どうしても遅い時間にメール送信をしなければいけなくなった場合

ではどうしても遅い時間にメール送信をしなければいけなくなった場合のマナーはどうなるのかですが、「遅い時間にメール送信をした事実に対する考慮」を一言添えておきます。

 

まず添えておきたい一言としては「夜分遅くのメールで申し訳ありません」など、あえてビジネスメールとしてはマナー違反の行いをしている事実への謝罪を述べます。

 

その上で遅い時間にメール送信をした理由を簡潔に一言でいいので添えておくと、相手も事情が把握しやすいのでそこまで失礼な内容とは判断されません。

海外からメールを送ったり海外へ送るときは

また海外からメールを送ったり海外へ送るなど、自分と相手の位置関係から時差が生じていると分かっている場合もあります。

 

このような場合には自分がメールを送信した時間帯などを添えておけば、相手も事情を把握してくれるので遅い時間のメール送信であっても納得しやすくなります。

まとめ

このように何らかの事情で遅い時間にメール送信をする場合でも、相手に配慮したり理由などを一言添えておくと相手も納得してメールを受け取りやすくなります。

 

一言添えるのと添えないのとではメールを受け取った側の印象も大きく異なるので、マナーとしてもおすすめされているポイントです。

 

それでもスマートフォンなどの携帯端末だと相手に迷惑をかけてしまう可能性が高くなっているので、本当に緊急の内容以外は相手の起きているもしくは仕事をしている時間帯や曜日にメール送信をするように配慮するのが大切です。