これさえ知っておけば失敗しない!ビジネスにおける返事の使い方

これさえ知っておけば失敗しない!ビジネスにおける返事の使い方

社会人としての身に付けておかなくてはいけないビジネスマナーの一つに言葉遣いがあります。ビジネスにおける言葉遣いは自分自身の常識はもちろんのこと、話す相手によっては会社のイメージを左右することもある重要なものです。

 

そういった点からも、日常で友人や家族のような親しい間柄の人に対しての言葉とは違うビジネス用語としてしっかりと使い分けなくてはいけません。

「承知しました」の使い方

まず一つ目の言葉遣いが「承知しました」です。仕事上よく使われる言葉の一つでもあるこの承知しましたは、自分より目上の人間に対して使うのが一般的とされています。

 

目上の人間、つまり会社においては自分より長く勤めている先輩や役職が高い上司の立場に当たる人達です。そのほかにも、取引先の相手や来客者に対して使うケースも少なくありません。

 

逆に使ってはいけない、もしくは相応しくない相手は自分より立場が下になる部下や後輩などです。もちろん、これらの人に使うことがマナー違反というわけではありませんが、下の人間に承知しましたと返事をしてしまうと、お互いの立場上不自然な感じになってしまうためできる限り使わないことが望ましいと言えます。

 

この言葉は利用頻度が高いことから、しっかりと身に付けておくことが大切です。

「かしこまりました」の使い方

ビジネスの会話の中では「かしこまりました」も比較的多く利用する言葉の一つと言えます。こちらも使う相手として正しいのは承知しましたと同じ、自分よりも立場が上の上司や来客者といった人達です。

 

使う相手が同じであることで、中にはどっちを使ってもいいだろうと誤解して認識している人も少なくありません。もちろんどちらの言葉を選んでもマナーとしては適切ですが、格差と言う点では承知しましたよりもかしこまりましたの方が上です。

 

そのため、相手に対してより丁寧な言葉で返答をしたいと考えている場合には、後者の言葉を選ぶほうがマナーとしてはより最適な形になります。

 

この言葉も使う相手として相応しくないのは自分よりも立場が下の人間です。上司が部下に対してこういった言葉で返答をしてしまうと困惑してしまうこともあるので気を付けなくてはいけません。

「わかりました」の使い方

ビジネスとして使い方が難しいとされているのが「わかりました」です。メールや口頭で上司や立場が上の人間に何かを言われた時にわかりましたという言葉を選ぶ人もいますが、何かしらの違和感を感じた経験がある人もいるかもしれません。

 

わかりましたという言葉自体はビジネスマナーとしては間違っておらず、相手が上司や取引先の相手であっても失礼には当たりません。しかし、承知しましたなどの丁寧語に比べると若干砕けたニュアンスがあるとも言えます。

 

これに対しては使い手や受け手の個人の感覚に委ねられるため、人によってはこの言葉を快く思わないケースもあるので注意が必要です。

 

例えビジネスマナーとして間違っていない言葉であっても、それを使うことで相手が不快に感じてしまうのであれば言葉の選択として正しいとは言えません。

 

相手によって言葉を変えるというとあまり良いイメージに聞こえませんが、同じ目上の人間でも自分と相手の距離感によって使い分けることが望ましい言葉です。

「承りました」の使い方

そのほかにも、承りましたという言葉もあります。この返事は承知しましたをより丁寧にしたもので、最上級の丁寧語になるかしこまりましたとの中間と位置付けて問題ありません。

 

とはいえ、この言葉は活字として表現をするのは簡単でも実際口に出してみると意外と難しく、人によっては上手に言えずに噛んでしまうことも考えられます。

 

せっかく丁寧な言葉を選んでも噛んでしまっては台無しになってしまので、この言葉は手紙やメールといった文章での返信に使う程度にして会話の中では無理に使う必要はありません。