メールで相手の都合を尋ねる時に、あなたはどのような表現を使っていますか？
中には「ご都合が悪ければ」という表現を多用している方もいると思います。この「ご都合が悪ければ」という言葉は文法的な間違いもなく正しいのですが、メールで使用するには気を付けなければなりません。
メールではお互いの表情やしぐさで感情を伝えることが出来ません。ですので、対面コミュニケーションでは何の問題もない「ご都合が悪ければ」という表現がネガティブな印象を相手に与えてしまうことがあります。
悪いイメージで捉えられてしまう「ご都合が悪ければ」
例えばこの場合「ご都合が悪ければ」という一文の行間を読まれてしまい、「ご都合が悪いというのであればもう参加していただかなくて結構です」などというような悪いイメージで捉えられてしまう可能性があるのです。
これでは相手を思いやるどころか不快な思いをさせてしまいます。このような誤解を生まないためにも、メール中の表現には極力ネガティブな意味を持つ言葉は使わない方が良いでしょう。
ネガティブな意味を持つ言葉はメール中で使用する方が強烈に印象に残る
ここでは「悪い」という言葉が文章全体に悪い影響を及ぼしてしまい、間違った捉え方をされる例を挙げました。
ネガティブな意味を持つ言葉は、会話中に口から発するよりもメール中で使用する方が視覚の刺激も加わるために強烈に印象に残ってしまう可能性があります。そしてその印象がメール全体の印象を悪いものに変えてしまうのです。
「ご都合が悪ければ」という表現の使い方
さて、それでは「ご都合が悪ければ」という表現をどのように変化させたら良いのか考えてみましょう。
具体例としては「ご都合が宜しければ」というように「ぜひ参加してください！」というような前向きな言葉が隠されているような表現を使ってみたり、「お忙しい中とは存じますが、ご参加いただければ幸いです」のように少し遠回しな表現を使ってみるのも良いでしょう。
そして、メールではダイレクトな表現をしてしまうと対面コミュニケーションよりも良くも悪くもより強い印象を受けてしまいます。
ですので、出来る限り表現や使用する単語をポジティブなものに変換し、更に「もしよろしければ」や「～していただければ幸いです」など、遠回しな表現を意識して使用することで、相手に悪い印象を持たれる機会を減らしていくことが出来ます。
時候の挨拶も勉強しましょう
現在ではメール等も発達し、日常では正式な手紙を書く機会も減ってきたと思います。そのような時代でも、時候の挨拶などを始めとする正式な手紙で使用する言葉を覚えておくことはメールを送る際にも大きく役立ちます。
メールですので時候の挨拶などは省略する場合が多いですが、招待状やお礼状などで頻繁に使用される表現には、遠回しに物事を言う湾曲表現などの参考になる表現がいくつもあるのです。
このような表現は相手に誤解を与えないように、そしてその文章を読む人を最大限気遣う表現として長い期間をかけて一般常識として広まっていったものです。ぜひこの機会に一度勉強をして、あらゆる表現を身につけましょう。
メールでの表現を注意するこであなた自身のイメージアップも図りましょう
メールでの表現を注意することで相手に誤解を与えたり不快な気分にさせるのを防ぐ以外に、メールによって送信者自身の印象を左右するということも意識しておかなければなりません。
対面コミュニケーションでは良い印象をお互いに持っていたとしても、メールの表現が稚拙だった場合や誤字脱字が多い場合はどのような印象を受けるでしょうか。
そのようなメールを送ってしまった場合、送信者の信頼度が落ちてしまう可能性があり、人間関係はもちろんビジネスにも悪影響を及ぼすこともあります。
但し、その反対のケースもあります。よく知らない相手から綺麗な言葉遣いであなたを思いやる丁寧なメールが来たらどう思うでしょうか。
恐らく送信者への評価が少なからず上がるでしょう。このように送信者のイメージを左右するメールは普段使用している言葉で埋め尽くすのではなく、昔から使われている手紙での定型表現なども多用しながら受信者に気持ちよく読んでもらえるようなものを送るように心がけましょう。
そして単なるメールと軽く考えるのではなく、メールによってあなた自身のイメージアップも図りましょう。
