相手が見えないからこそ気をつけたい!電話ビジネスマナー

相手が見えないからこそ気をつけたい!電話ビジネスマナー

電話は相手が見えないからこそ、切り方ひとつでも本人や会社のイメージがガラッと変わってしまいます。しかし、逆に言うと相手が見えないからこそ、切り方ひとつにしても、とても丁寧に行うことによりイメージをグンとアップさせることが出来るとも考えられます。

 

普段の生活の中で、友達や家族と電話するときはそれほど気にしていないことでも、仕事をする上ではとても重要になり、電話の態度や印象ひとつで明暗を左右してしまうことも考えられます。

 

電話を切るという小さな動作ひとつにも、社会人としてのビジネスマナーがあることを忘れないようにしましょう。

切る前の挨拶

電話の切り方マナーのひとつめは、切る前の挨拶です。電話を切る直前の声は相手にとても印象強く残ります。よって、特に気をつけて行いたいものです。

 

電話を切る直前の挨拶は、掛けてきたのが相手からだったとしても「お忙しいところ、ありがとうございました。」「今後とも何卒よろしくお願い致します。」「大変お世話になります。」「失礼致します。」などという言葉で締めくくると良いでしょう。

 

また声の高さも少し上げて、そして丁寧に挨拶を述べることで、相手にも好印象に残ります。

電話を切るタイミング

電話の切り方マナーのふたつめは、電話を切るタイミングです。間違っても絶対にしてはいけないのはガチャ切りです。

 

普通は電話を掛けた方から切るのがマナーですが、こちらからお願い事などをした時や、お得意先である場合、相手は目上の人である場合は、相手が切ったのを確認し切るようにしたいものです。

 

しかし、相手側もこちらが切ることを待っていて、どちらも切るに切れない状況になってしまった場合は、「どうぞ、お先にお切りになってください。」とお声掛けし、ひとまず譲ってみる方法もあります。

 

急いで電話を切ってしまい、相手に嫌な印象を与えてしまうよりは譲り合って和やかな雰囲気になる方が良いです。急いでいるときなどは面倒くさいかもしれませんが、その小さな出来事や気遣いで相手への印象がガラリと変わることも覚えておきましょう。

 

電話を切る前まではとても良い雰囲気だったのに、電話を切る際のタイミングがあわず相手に不快感を与えてしまっては、せっかくのそれまでの雰囲気が台無しになってしまいます。

 

電話を切るときは、「もう話は終わった。」と思い、気を緩めがちになってしまいますが、最後の最後まで気を緩めないようにしましょう。しかし逆に、こちらが相手からしてお客様である場合はこちらから切っても構いません。相手と自分の立場を考えて、どちらが先に切るのか考えましょう。

固定電話の場合の受話器の戻し方

電話の切り方マナーみっつめは、固定電話の場合、受話器を戻して切るのではなく、指で一度切ってから受話器を戻します。

 

こうすることにより、万が一こちらが先に切ってしまった場合でも、相手にガチャという大きな音は聞こえず、すんなり電話が切れます。

 

相手がまだ電話を切っていない状態で、こちらが受話器を戻してしまうと、ガチャという大きな音が相手に聞こえ、大変不快感を与えてしまします。

 

特に事務職などの場合は固定電話を使うことが多いので、気をつけましょう。社内の人間でもガチャ切りされてしまうと不快感を与え、その後の仕事に支障が出て来る可能性があります。

まとめ

電話ビジネスマナーについて述べてきましたが、社外のお客様やお得意先だけでなく、社内の同僚と電話するときも以上のようなことに気をつけると、好印象を持たれ、仕事をスムーズに進めることができるようになるでしょう。

 

電話の切り方ひとつでも、出来る人と出来ない人ではかなり印象の差があります。その印象の差が仕事の差へ繋がっていくことがあります。小さな動作ですが、確実にマスターできると社会人として、大きな一歩になると考えられます。